LAPORAN PKL PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA DINAS PT.KAI MADIUN

LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

PROSEDUR PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA DINAS DI

DAERAH PT. KERETA API INDONESIA

DAOP 7 MADIUN

Diajukan Sebagai Syarat Menyelesaikan Mata Kuliah

Praktek Kerja Lapangan Dan Sebagai Prasyarat Pengajuan Tugas Akhir

 

Disusun Oleh :

Liya Puspitasari

NIM. 132300079

PROGRAM DIPLOMA III

JURUSAN KOMPUTERISASI AKUNTANSI

POLITEKNIK NEGERI MADIUN

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Perkembangan pembangunan di Indonesia ini sangatlah pesat, terutama di bidang ekonomi dan perhubungan. Dimana-mana telah berdiri perusahaan-perusahaan, baik yang dimiliki oleh Negara maupun pihak swasta. Agar perusahaan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka diperlukan suatu metode pengelolaan yang baik, tepat, dan terarah. Karena keberhasilan suatu perusahaan tidak hanya cukup dengan modal, sarana dan prasarana, namun juga harus mampu meninjau dan memikirkan aspek lainnya. Pemerintah dalam mengembangkan jasa angkutan, menyediakan sarana dan prasarana pelayanan transportasi baik darat, laut, maupun udara. Salah satu jasa transportasi darat yang dimiliki pemerintah adalah jasa angkutan kereta api.

            Berdasarkan Undang Undang Nomor 13 tahun 1992 tentang perkereta apian, pemerintah memberi wewenang dan tanggung jawab kepada perusahaan umum kereta api untuk menyelenggarakan jasa angkutan kereta api di Indonesia sekarang jasa angkutan kereta api berubah bentuk menjadi Perusahaan Perseroan sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 19 tahun 1998. Begitu pula dengan perkembangan yang terjadi pada PT. Kerete Api (Persero) Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun.

Konsep pembangunan yang dilakukan di Daop 7 Madiun ditujukan pada pelayanan jasa khsusunya jasa angkutan kereta api. Sebagai suatu perusahaan, PT Kereta Api (Persero) Daop 7 Madiun membutuhkan manajemen atau pengelolaan yang baik di segala bidang agar dapat mencapai tujuan pelayanan yang baik pula. Salah satu fungsi manajemen tersebut yaitu manajmen keuangan.

Peranan manajemen di bagian keuangan sangatlah penting, dimana dasar pengambilan keputusan maupun kebijakan dilaksanakan sesuai dengan hasil yang telah dicapai. Oleh karena itu agar benar-benar mampu memberikan suatu manfaat kepada suatu proses pengambilan keputusan, pengelolaan keuangan perlu dilakukan dengan sebaik mungkin.

Pihak keuangan DAOP 7 bertugas untuk mengeluarkan surat keputusan yang bersangkutan dengan suatu biaya, khususnya dengan biaya pembayaran perjalanan dinas untuk para pegawai yang di tugaskan. Bila proses perjalanan dinas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, maka otomatis akan memperlancar pekerjaan yang lainnya, seperti pelaporan administrasi keuangan, tercapainya tujuan perusahaan dalm pemberian tugas perjalanan dinas, serta pegawai melakukan perjalanan dinas dengan menyelesaikan tugasnya secara efektif dan efisien.

            Dalam prakteknya penulis melaksanakan kerja praktek di PT Kereta Api (Persero), adalah salah satu perusahaan berbentuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa transportasi darat. Penulis ditempatkan di kantor Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun, berlokasi di Jalan Kompol Sunaryo No.14 Madiun. Di kantor Daop 7 Madiun terdapat beberapa bagian pekerjaan dan penulis ditempatkan di beberapa bagian unit, berkonsentrasi di Proses Pembayaran Uang Muka Dinas khususnya di wilayah Daop 7 Madiun yang meliputi daerah Madiun dan sekitarnya.

Karena ada beberapa macam hal yang bersangkutan dengan Perjalanan Dinas. Dengan demikian peranan informasi pada bagian keuangan yang menangani proses pembayaran uang muka dinas. Maka penulis sangat tertarik untuk memperdalam pengetahuan dan pengalaman kerja dalam bidang tersebut. Selain itu PT Kereta Api (Persero) merupakan perusahaan besar yang tentunya memiliki cara atau pekerjaan sendiri dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran, khususnya di bagian Keuangan.

Berdasarkan latar belakang yang penulis kemukakan di atas, maka dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini penulis mengambil judul “PROSEDUR PERTANGGGUNGJAWABAN UANG MUKA DINAS DI DAERAH PT. KERETA API DAOP 7 MADIUN”.

1.2     RUANG LINGKUP KEGIATAN

Kerja praktek ini dilakukan di PT. Kereta Api (Persero) Daerah Operasi 7 Madiun yang beralamat di Jalan Kompol Sunaryo No. 14 Madiun. Penulis selama 6 minggu ditempatka pada bagian-bagian unit yang berbeda dan dimulai dari tanggal 6 April 2015 sampai dengan 16 Mei 2015. Adapun bagian-bagian unit yang berbeda diuraikan sebagai berikut :

1.      Minggu I     : Unit Keuangan

2.      Minggu II   : Unit Akuntansi

3.      Minggu III  : Unit Penagihan

4.      Minggu IV  : Unit Anggaran

5.      Minggu V   : Unit Keuangan

6.      Minggu VI  : Unit Akuntansi

Untuk waktu pelaksanaan kerja praktek dimulai pada hari Senin sampai dengan Jum’at dengan jam kerja pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.45 WIB.

1.3     TUJUAN KERJA PRAKTEK

            Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan laporan kerja praktek ini adalah :

1.3.1        Tujuan umum dari pelaksanaan PKL adalah :

1.        Mengetahui unit-unit kerja yang ditangani oleh PT. Kereta Api Indonesia Dareah Operasi 7 Madiun.

2.        Mengetahui tingkat kedisiplinan dan tanggung jawab para pegawai dalam melaksanakan tugas.

1.3.2        Tujuan khusus dari pelaksanaan PKL adalah :

1.        Untuk mengetahui proses pertanggungjawaban uang muka dinas pada PT. Kereta Api Indonesia DAOP 7 Madiun.

2.        Untuk mengetahui formulir yang digunakan untuk pertanggungjawaban uang muka dinas PT. Kereta Api Indonesia DAOP 7 Madiun.

1.4     KEGUNAAN KERJA PRAKTEK

Kegunaan yang diharapkan penulis adalah :

1.4.1        Bagi Mahasiswa :

a.       Memperoleh pengalaman guna mempersiapkan diri untuk memasuki dunia kerja secara nyata  di PT. Kereta Api Indonesia DAOP 7 Madiun.

b.      Mengembangkan wawasan dan disiplin ilmu baik secara teori maupun praktek yang belum didapat selama di bangku perkuliahan.

c.       Mengetahui kegiatan perkantoran disemua bidang yang berlangsung di PT. Kereta Api Indonesia Daerah DAOP 7 Madiun.

1.4.2        Bagi Politeknik Negeri Madiun :

a.       Meningkatkan mutu Sumber Daya Manusia sesuai dengan kebutuhan pasar kerja global serta perkembangan IPTEK.

b.      Memperkenalkan kepada masyarakat bahwa Politeknik Negeri Madiun adalah salah satu Perguruan Tinggi dengan program Diploma III yang bergelar Ahli Madya.

c.       Meningkatkan relevansi antara penyelenggara pendidikan profesional dan dunia kerja / industri sehingga lulusannya segera terserap di dunia kerja.

1.4.3        Bagi Subyek Praktek Kerja Lapangan :

a.       Dengan adanya Praktek Kerja Lapangan ini diharapakan dapat membantu memberi sumbangan pemikiran yang berguna bagi pihak PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 7 Madiun.

b.      Sebagai sarana untuk meningkatkan kerjasama antara PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 7 Madiun dengan Politeknik Negeri Madiun.

c.       Mempermudah untuk menerima calon karyawan yang mempunyai kualifikasi yang diharapkan khususnya di PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 7 Madiun.

 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1.   

2.   

2.1.  PROFIL PERUSAHAAN

2.1.1.         SEJARAH PT. KERETA API INDONESIA

Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan pertama pembangunan jalan KA di desa Kemijen, Jum'at tanggal 17 Juni 1864 oleh Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van den Beele. Pembangunan diprakarsai oleh Naamlooze Venootschap Nederlandsch Indische Spoorweg Maatschappij (NV. NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari Kemijen menuju desa Tanggung (26 Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas jalan ini dibuka untuk angkutan umum pada hari Sabtu, 10 Agustus 1867.

Keberhasilan swasta, NV. NISM membangun jalan KA antara Kemijen - Tanggung, yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dapat menghubungkan kota Semarang - Surakarta (110 Km), akhirnya mendorong minat investor untuk membangun jalan KA di daerah lainnya. Tidak mengherankan, kalau pertumbuhan panjang jalan rel antara 1864 - 1900 tumbuh de-ngan pesat. Kalau tahun 1867 baru 25 Km, tahun 1870 menjadi 110 Km, tahun 1880 mencapai 405 Km, tahun 1890 menjadi 1.427 Km dan pada tahun 1900 menjadi 3.338 Km.

Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874), Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914), bahkan tahun 1922 di Sulawasi juga telah dibangun jalan KA sepanjang 47 Km antara Makasar-Takalar, yang pengoperasiannya dilakukan tanggal 1 Juli 1923, sisanya Ujungpandang - Maros belum sempat diselesaikan. Sedangkan di Kalimantan, meskipun belum sempat dibangun, studi jalan KA Pontianak - Sambas (220 Km) sudah diselesaikan. Demikian juga di pulau Bali dan Lombok, pernah dilakukan studi pembangunan jalan KA.

Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA di Indonesia mencapai 6.811 Km. Tetapi, pada tahun 1950 panjangnya berkurang menjadi 5.910 km, kurang Iebih 901 Km raib, yang diperkirakan karena dibongkar semasa pendudukan Jepang dan diangkut ke Burma untuk pembangunan jalan KA di sana.

Jenis jalan rel KA di Indonesia semula dibedakan dengan lebar sepur 1.067 mm; 750 mm (di Aceh) dan 600 mm di beberapa lintas cabang dan tram kota. Jalan rel yang dibongkar semasa pendudukan Jepang (1942 - 1943) sepanjang 473 Km, sedangkan jalan KA yang dibangun semasa pendudukan Jepang adalah 83 km antara Bayah - Cikara dan 220 Km antara Muaro - Pekanbaru. Ironisnya, dengan teknologi yang seadanya, jalan KA Muaro - Pekanbaru diprogramkan selesai pembangunannya selama 15 bulan yang mempekerjakan 27.500 orang, 25.000 diantaranya adalah Romusha. Jalan yang melintasi rawa-rawa, perbukitan, serta sungai yang deras arusnya ini, banyak menelan korban yang makamnya bertebaran sepanjang Muaro- Pekanbaru.

Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamir-kan pada tanggal 17 Agustus 1945, karyawan KA yang tergabung dalam Angkatan Moeda Kereta Api (AMKA) mengambil alih kekuasa-an perkeretaapian dari pihak Jepang. Peristiwa bersejarah tersebut terjadi pada tanggal 28 September 1945. Pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September 1945 kekuasaan perkeretaapian berada di tangan bangsa Indonesia. Orang Jepang tidak diperbolehkan campur tangan lagi urusan perkeretaapi-an di Indonesia. Inilah yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari Kereta Api di Indonesia, serta dibentuknya Djawatan Kereta Api Republik Indonesia (DKARI). PT. Kereta Api (Persero) Daerah Operasi 7 Madiun atau disingkat dengan DAOP VII MN adalah salah satu daerah operasi perkereta-apian Indonesia, di bawah lingkungan PT Kereta Api (Persero) yang berada di bawah Direksi PT Kereta Api (Persero) dipimpin oleh seorang Kepala Daerah Operasi (Kadaop) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direksi PT Kereta Api (Persero).

Daerah Operasi VII Madiun terbentang dari barat berada di Stasiun Walikukun, Ngawi sampai timur yaitu Stasiun Curahmalang, Jombang dan sebelah selatan yaitu Stasiun Rejotangan, Tulungagung. Stasiun besar di wilayah Daop VII adalah Stasiun Madiun, Stasiun Kediri, Stasiun Kertosono, dan Stasiun Jombang. Dipo Lokomotif di wilayah Daops VII yakni Dipo Lokomotif Madiun (MN) yang berada dalam kompleks Stasiun Madiun yang melayani kereta komuter Madiun Jaya. Terdapat dua sub dipo lok, yakni pada Stasiun Kertosono, Stasiun Kediri dan Stasiun Tulungagung. Sub Dipo Lokomotif Kertosono melayani lokomotif KA Bangunkarta, sedangkan sub dipo lokomotif Kediri melayani lokomotif KA.Senja Kediri, KA.Kahuripan, dan KA.Brantas. Dulu terdapat persilangan rel yang menuju ke Slahung, Ponorogo akan tetapi pada tahun 1996 rel tersebut telah di bongkar. Didaerah operasi 7 Madiun inilah terdapat pusat industri kereta api INKA yang merupakan industri kereta api satu-satunya di Indonesia sampai Asia Tenggara.

1.          

2.          

2.1.          

2.1.1.          

2.1.2.         VISI

Menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholder.

1.          

2.          

2.1.          

2.1.1.          

2.1.2.          

2.1.3.         MISI

   Menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis usaha penunjangnya, melalui praktek bisnis dan model organisasi terbaik untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholder dan kelestarian lingkungan berdasarkan 4 (empat) pilar utama, keselamatan, ketepatan waktu, pelayanan dan kenyamanan.

2.2.  STRUKTUR ORGANISASI PT. KERETA API INDONESIA DAOP 7 MADIUN

2.2.1.         SUSUNAN ORGANISASI PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 7 MADIUN

1.        Vice President

2.        Deputy Vice President

3.        Bagian Sumber Daya dan Umum

4.        Bagian Keuangan

5.        Bagian Sarana

6.        Bagian Jalan Rel dan Jembatan

7.        Bagian Sinyal Teknologi dan Listrik

8.        Bagian Operasi

9.        Bagian Pengusahaan Aset

10.    Bagian Pemasaran Angkutan

11.    Bagian Unit Sistem Informasi

12.    Bagian Pengamanan

13.    Bagian Aset

14.    Bagian Pelayanan

15.    Bagian Hubungan Masyarakat Daerah (HUMASDA)

16.    Bagian Hukum

.

1.       

2.       

2.1.       

2.2.       

2.2.1.       

2.2.2.      TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

1.             Vice President atau Deputy Vice President.

Vice President atau Deputy Vice President Daop 7 Madiun mempunyai tugas pokok dan bertanggung jawab atas tercapainya Visi dan Misi Perusahaan yang diselenggarakan melalui Daerah Operasi di wilayah geografisnya, yaitu mencakup:

a)         Target pendapatan dan efisiensi biaya.

b)        Keselamatan, pelayanan, kenyamanan dan ketepatan waktu.

c)         Kesiapan dan kehandalan sarana/ prasarana perkeretaapian.

d)        Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) secara berkelanjutan.

e)         Melaksanakan program Corporate Social Responsibility (CSR), pelestarian cagar budaya dan kelestarian lingkungan.

f)         Optimalisasi sumber daya Perusahaan.

g)        Terkendalinya operasi perjalanan KA serta keamanan dan ketertiban.

h)        Terkendalinya aktivitas operasi layanan konsumen, penjualan dan customer care.

i)          Efektifitas penyelenggaraan kerjasama/ kemitraan dengan pihak eksternal.

j)          Terjaganya perimbanan alokasi sumber daya terkait dengan angkutan KA jarak jauh dan KA jarak pendek.

k)        Terkoodnasinya seluruh aktivitas operasi bisnis perkeretaapian, yang diselenggarakan di wilayah geografisnya, baik aktivitas unit-unit organisasi di Daerah Operasi maupun aktivitas yang diselenggarkan oleh unit vertikal Kantor Pusat.

l)          Memastikan bahwa semua resiko pada prosses bisnis di dalam lingkup Daerah Operasi diidentifikasi, diukur (assessed), dievaluasi, direspon/ dimitigasi, dikontrol dan dipantau dengan semestinya secara berkelanjutan.

m)      Mewakili perusahaan di wilayah geografisnya dalam hubungannya dengan pihak eksternal sesuai lingkup tanggung jawab dan bisnis Daerah Operasi.

       Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggung jawabnya, Vice President atau Deputy Vice President Daop 7 Madiun, dibantu oleh beberapa Manager dan Junior Manager.

2.             Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum

a)         Seksi SDM dan Umum Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Seksi SDM  dan Umum pada Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager SDM dan Umum yang bertangggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun;

c)         Manager SDM dan Umum Daop 7 Madiun memiliki tugas pokok dan tanggung jawab :

·      Merumuskan Penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kntor Pusat, di Wilayah Daop 7 Madiun.

·      Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) secara berkelanjutan dan pengelolaan risiko di Unit Kerja-nya.

·      Menyusun program pengelolaan dan evaluasi kinerja Sumber Daya Manusia (SDM).

·      Menyusun program pengendalian biaya pegawai Daop 7 Madiun.

·      Mengelola kegiatan administrasi kerumahtanggaan, protokoler dan umum.

·      Mengelola dokumen Perusahaan dan perpustakaan serta penatausahaan arsip dan pusat arsip.

·      Mengelola pembangunan dan pemeliharaan/perawatan bangun dinas diluar stasiun.

d)        Dalam menjalankkan tugas pokok dan tanggung jawabnya, manager SDM dan Umum Daop 7 Madiun dibantu oleh 4(empat) Assistant Manager, yaitu :

·           Assitant Manager Sumber Daya Manusia (SDM),

·           Assistant Manager Kerumahtanggan dan Protokoler,

·           Assistant Manager Dokumen,

·           Assistant Manager Bangunan Dinas Non Stasiun

3.             Bagian Keuangan

a)         Seksi Keuangan Daop 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan Madiun.

b)        Seksi keuangan Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun.

c)         Manager keuangan Daop 7 Madiun mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab:

·           Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di Wilayah Daop 7 Madiun.

·           Terselanggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) secara berkelanjutan serta pengelolaan resiko di seksinya.

·           Mengkoordinir penyusunan Rencana Kerja Anggaran Tahunan Daop 7 Madiun dan melaksanakan, mengendalikan dan melaporkan rencana serta pelaksanaan anggaran.

·           Pelaksanaan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan Daop 7 Madiun serta pembinaannya.

·           Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, pengesahaan pembayaran non gaji pegawai, pengesahan pembayaran kepada pihak ketiga serta penyelesaian dokumen analisa dan tata usaha keuangan.

·           Melaksanakan administrasi perpajakan.

·           Melaksanakan penagihan atas Piutang Angkutan Penumpang, Angkutan Barang dan Pengusahaan Asset (Rekening G.215/SAB) serta Tata Usaha Administrasi Piutang (Aging Schedule)

·           Melaksanakan tata laksana perbendaharaan dan pengelolaan tata usaha perbendaharaan Daop 7 Madiun

·           Melaksanakan pemantauan, penyelesaian dan pelaporan tindak lanjut temuan pemeriksaan Internal aupun Eksternal.

d)        Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggung jawabnya, Manager Keuangan Daop 7 Madiun dibantu oleh:

·           Junior Manager Penagihan.

·           Assistant Manager Anggaran.

·           Assistant Manager Akuntansi.

·           Assistant Manager Keuangan.

·           Assistant Manager Pajak.

·           Assistant Manager Kas Besar .

a.         Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya, Assistant Manager Kas Besar dibantu oleh beberapa Junior Supervisor Pendapatan yang bertanggung jawab atas pengelolaan pendapatan angkutan penumpang maupun barang di Stasiun tempat kedudukan serta Stasiun Rayon, meliputi kegiatan verifikasi penerimaan kas dari pendapatan, penyetoran dan pencatatannya.

b.        Tempat kedudukan Junior Supervisor Pendapatan dan Stasiun Rayon, ditetapkan ssebagai berikut:

a.         Junior Supervisor Penndapatan Satasiun Madiun, mengelola pendapatan Stasiun Madiun dan Stasiun Rayon.

b.        Junior Supervisor Pendapatan Stasiun Kertosono, mengelola pendapatan Stasiun Kertosono dan Stasiun Rayon.

c.         Junior Supervisor Pendapatan Stasiun Kediri, mengelola pendapatan Stasiun Kediri dan Stasiun Rayon.

d.        Junior Supervisor Pendapatan Stasiun Jombang, mengelola pendapatan Stasiun Jombang dan Stasiun Rayon.

4.             Bagian Sarana

a)         Seksi Sarana Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun adalah satuan organisasi di Lingkungan Daerah Operasi 7 Madiun yang berada di bawah VP/ Deputy VP Daop 7 Madiun.

b)        Seksi Sarana Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager Sarana, yang bertanggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun.

c)         Manager Sarana Daop 7 Madiun mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab melaksanakan penyusunan program sarana siap operasi, melaksankan pemeliharaan rutin, pengendalian dan evaluasi kinerja sarana, menampung dan menganalisis keluhan pengguna jasa, serta melaksanakan pembinaan teknis terhadap Unit Pelaksana Teknis (UPT) Depo Lokomotif dan Depo Kereta. Untuk melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya , Manager Sarana Daop 7 Madiun mempunyai fungsi:

·      Perumusan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan denngan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Terselenggaranya Proses peningkatan kualita (Quality Improvement) secara berkelanjutan dan pengelolaan resiko di seksinya.

·      Penyusunan program anggaran penyiapan sarana Siap Operasi, perawatan rutin, pengendalian dan evaluasi kinerja perawatan sarana (lokomotif dan KRD, Kereta dan Gerbong)

·      Penyusunan program penyiapan lokomotif dan KRD siap operasi, perawatan rutin dan pengendalian perawatan kereta dan gerbong.

·      Penyusunan program penyiapan kereta api dan gerbong siap operasi, pemeliharaan rutin dan pengendalian perawatan kereta dan gerbong.

·      Melaksanakan pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu pekerjaan teknis perawatan sarana, administrasi teknis perawatan sarana, keuangan dan pergudangan untuk seluruh wilayah seksi sarana Daop 7 Madiun

·      Pendayagunaan, perawatan dan perbaikan lokomotif dan KRD, Kereta dan Gerbong.

d)        Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya, Manager Sarana Daop 7 Madiun dibantu oleh :

·      2 (dua) Junior Manager Inspector Sarana:

a.          Junior Manager Inspector Sarana 7.A

b.          Junior Manager Inspector Sarana 7.B

·      3 (tiga) Assistant Manager Sarana:

a.         Assistant Manager Program Anggaran Perawatan Sarana

b.        Assistant Manager Perawatan Lokomotif dan KRD.

c.         Assistant Manager Perawatan Kereta dan Gerbong.

·      2 (dua)Kepala Unit Pelaksanan Teknis (UPT) Depo Sarana:

a.         Kepala Unit Pelaksanan Teknis (UPT) Depo Lokomotif

b.        Kepala Unit Pelaksanan Teknis (UPT) Depo Kereta

5.             Bagian Jalan Rel dan Jembatan

a)         Seksi Jalan Rel dan Jembatan, adalah satuan organisasi di Lingkungan Daerah Operasi 7 Madiun yang berada di bawah VP/ Deputy VP Daop 7 Madiun.

b)        Seksi Jalan Rel dan Jembatan dipimpin oleh seorang Manager yanng berada dibawah dan bertanggung jawab kepada VP/Deputy VP Daop 7 Madiun

c)         Manager Jalan Rel dan Jembatan mempunyai tugas dan tanggung jawab:

·      Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) secara berkelanjutan, pengelolaan risiko dan terjaminnya safety di seksinya.

·      Melaksanakan penyusunan program kerja / anggaran dan pengendalian, serta evaluasi kinerja efektivitas / efisiensi perawatan rel , sepur simpang dan jembatan.

·      Melaksanakan penyusunan program kerja dan perancangan teknis perawatan serta pemeliharaan kelayakan operasi jalan rel, sepur simpang dan jembatan.

·      Melaksankan pennyusunan progra kerja/ perencanaan teknis perawatan/ pemeliharaan dan pengoperasian sarana/ mesin perawatan jalan rel (MPJR) berikut fasilitas perawatannya serta evaluasi perawatan jalan rel, sepur simpang dan jembatan.

·      Melaksanakann pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu teknis perawatan jalan rel, sepur simpang dan jembatan , serta administrasi operasional perawatan prasarana tersebut.

·      Melasanakan pembinaan teknis terhadap Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) yang berada di bawah sesi Jalan Rel dan Jembatan di wilayah Daop 7 Madiun.

d)        Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya Manager Jalan Rel dan Jembatan dibantu oleh beberapa Inspector setingkat Junior Manager, beberapa Assistant Manager dan beberapa Unit Pelaksanaan Teknis (UPT).

e)         Assistant Manager di bawah Manager Jalan Rel dan Jembatan Daop 7 Madiun, terdiri atas:

·      Assistant Manager Program Jalan Rel dan Jembatan.

·      Assistant Manager Konstruksi Jalan Rel dan Jembatan.

·      Assistant Manager Fasilitas Sarana Perawatan Jalan Rel dan Jembatan.

6.             Bagian Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik.

a)         Seksi Sinyal, Telekomunikasi, dan Listrik Daop 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun.

b)        Seksi Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik Daop 7 Madiun dipimpin oleh sorang Manager yang bertanggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun.

c)         Manager Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik Daop 7 Madiun mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab merumuskan menyusun program dan mengevaluasi pelaksanaan program, pemeliharaan sinyal, telekomunikasi dan listri umum untuk fasilitas operasi KA.

d)        Untuk melaksanakan tuagas pokokdan tanggungjawabnya tersebut, Manager Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik Daop 7 Madiun mempunyai fungsi:

·      Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) secara berkelanjutan, pengelolaan resiko dan terjaminnya safety di seksinya.

·      Melaksanakan pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu pekerjaan teknis perawatan sinyal, telekomunikasi dan listrik umum untuk fasilitas operasi KA di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Menyususn program anggaran terhadap kegiatan perawatan instalasi/ peralatan sinyal, telekomunikasi dan listrik umum fasilitas operasi KA, serta mengelola dan melakukan pengendalian terhadap suku cadang peralatan instalasi/ peralatan sinyal, telekomunikasi dan listrik umum untuk fasilitas operasi KA.

·      Menyusun program kerja perawatan rutin, perencanaan teknis dan jadwal kegiatan perawatan rutin, melaksanakan pengelolaan perbaikan peralatan serta pengelolaan dokumentasi teknis peralatan instalasi/ peralatan sinyal, telekomunikasi dan listrik umum untuk fasilitas operasi KA.

·      Mengelola data aset peralatan sinyal, telekomunikasi dan listrik umum untuk fasilitas operasi KA, mendokumentasikan dan mendistribusikan regulasi, peraturan dan pemberian informasi, serta melaksanakan evaluasi program kerja perawatan rutin, realisasi anggaran perawatan dan kinerja peralatan sinyal, telekomunikasi dan listrik untuk fasilitas operasi KA.

·      Melaksanakan kegiatan perawatan dan menjamin ketersediaan dan kelayaan instalasi/ perlatan sinyal, telekomunikasi dan listrik.

·      Melaksanakan perbaikan dan rekayasa teknis perawatan peralatan sinyal, telekomunikasi dan listrik umum untuk fasilitas operasi KA serta alat keja.

·      Melaksanakan pembinaan teknis terhadap Unit Pelaksana (UPT) yang berada di bawah seksi Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik. Di wilayah Daop 7 Madiun.

e)         Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya Manager Sinyal, telekomunikasi dan listrik Daop 7 Madiun dibantu oleh:

·      3 (tiga) Inspector Sintelis, setingkat Junior Manager, yaitu:

a.          Inspector Sintelis 7.A Madiun (MN)

b.          Inspector Sintelis 7.B Kertosono (KTS)

c.          Inspector Sintelis 7.C Kediri (KD)

·      3 (tiga) Assistant Manager, yaitu:

a.          Assistant Manager Kegiatan dan Pembiayaan.

b.          Assistant Manager Perencanaan Teknis.

c.          Assistant Manager Informasi dan Evaluasi.

·      6 (enam) UPT Resor Sintelis, terdiri dari 2 (dua) setingkat Assistant Manager dan 4 (empat) setingkat Senior Supervisor, yaitu :

a.         UPT Resor Sintelis 7.1 Paron (Pa).

b.        UPT Resor Sintelis 7.2 Madiun (Mn).

c.         UPT Resor Sintelis 7.3 Nganjuk (Nj).

d.        UPT Resor Sintelis 7.4 Kertosono (Kts)

e.         UPT Resor Sintelis 7.5 Kediri (Kd).

f.         UPT Resor Sintelis 7.6 Tulungagung (Ta).

7.             Bagian Operasi

a)         Seksi Operasi Daop 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Seksi Operasi pada Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager yang bertangggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun;

c)         Manager Operasi Daop 7 Madiun, mempunyai tugas pokok dan tannggug jawab :

·      Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) secara berkelanjutan, pengelolaan resiko dan terjaminnya safety di seksinya.

·      Melaksanakan pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu pekerjaan teknis operasi di stasiun dan dalam kereta api, administrasi teknis operasional dan keuangan di seluruh UPT Stasiun, UPT Pelayanan Operasi Sarana Telekomunikasi, UPT Crew KA dan Pusat Pengendali Operasi Kereta Api pada wilayah Daop  7 Madiun

·      Melaksanakan pemantauan dan pengelolaab lokomotif, KRL, kereta dan gerbong yang siap operasi, merumuskan pemanfaatan dan pembagian kereta dan gerbong, pengaturan dan evaluasi kinerja pelaksanaan program perjalanan kereta api, serta melaksanakan tata usaha telekomunikasi/ telegram maklumat (TEM).

·      Melaksanakan pengendalian operasi kereta api secara terpusat dan terpadu di wilayah Daerah Operasi.

·      Melaksanakan pelayanan sarana telekomunikasi dan pemberian informasi/ telegram.

·      Menjamin ketertiban dan kelancaran kegiatan operasi angkutan kereta api .

·      Melaksanakan pembinaan teknis terhadap UPT yang berada di bawah Seksi Operasi di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Melaksankan perencanaaan jumlah dan kualitas awak KA, mengalokasikan dan membina awak KA.

d)        Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya Manager Operasi Daop 7 Madiun, dibantu oleh:

·      2 (dua) Inspector Operasi, setingkat Junior Manager.

a.         Inspector Operasi 7.A Madiun (Mn).

b.        Inspector Operasi 7.B Kertosono (Kts).

·      1 (satu) Inspector Operasi Sarana, setingkat Junior Manager.

·      1 (satu) Junior Manager Pusat Pengendalian Operasi KA. Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggung jawabnya Junior Manager Pusat Pengendalian Operasi KA, dibantu oleh :

a.         Senior Supervisor Perencanaan dan evaluasi & Tata Usaha

b.        Senior Supervisor Pengendalian Operasi Kereta Api.

c.         Senior Supervisor Operator Radio

d.        Senior Supervisor Pengendalian Sarana.

·      3 (tiga) Assistant Manager Operasi.

a.          Assistant Manager Perjalanan Kereta Api.

b.          Assistant Manager Opersai Sarana.

c.          Assistant Manager Pelayanan.

·      32 (tiga puluh dua) UPT Stasiun.

·      2 (dua) UPT. Pelayanan Operasi Sarana Telekomunikasi (POST).

a.         UPT POST Besar A, Madiun (Mn).

b.        UPT POST Besar A, Kertosono (Kts)

·      1 (satu) UPT. Crew KA.

8.             Bagian Pengusahaan Aset

a)         Seksi Pengusahaan Aset pada Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Seksi Pengusahaan Aset pada Daerap Operasi (Daop) 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager Pengusahaan Aset yang bertanggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun.

c)         Manager Pengusahaan Aset Daop 7 Madiun mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab :

·      Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh VP Commercialization of Productive Assets (AR) dan VP Commercialization of Non Productive Assets (AC) Kantor Pusat terkait dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya dalam mengelola pelaksanaan Pengusahaan Aset Railway dan Non Railway di Willayah Daop 7 Madiun.

·      Terselenggaranya  proses peningkatan kualitas (quality improvement) kinerja Pengusahaan Aset Railway dan Non Railway secara berkelanjutan, serta terjaminnya pengelolaan risiko Pengusahaan Aset Railway dan Non Railway diseksinya.

·      Melaksanakan penggelolaan program dan evaluasi kinerja pelaksanaan Pengusahaan Aset Railway untuk persewaan dan kerjasama operasi (KSO), meliputi Pengusahaan Aset di stasiun dan sarana, aset di sepanjang jalur KA yang masih aktif (ROW), periklanan dan website.

·      Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pelaksanaan pengusahaan aset Non Railway untuk persewaan dan kerjasama operasi (KSO), meliputi pengusahaan aset/ lahan di luar stasiun, diluar ROW, disepanjang jalur KA non aktif dan rumah dinas.

d)        Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya, Manager Pengusahaan Aset Daop 7 Madiun dibantu oleh:

·      Assistant Manager Pengusahaan Aset Railway.

·      Assistant Manager Pengusahaan Aset Non Railway.

·      Senior Supervisor Pengusahaan Aset Kawasan Stasiun:

a.    Senior Supervisor Pengusahaan Aset Kawasan Stasiun Madiun

b.    Senior Supervisor Pengusahaan Aset Kawasan Stasiun Kertosono.

c.    Senior Supervisor Pengusahaan Aset Kawasan Stasiun Kediri.

d.   Senior Supervisor Pengusahaan Aset Kawasan Stasiun Jombang.

9.             Bagian Pemasaran Angkutan

a)         Seksi Pemasaran Angkutan pada Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Seksi Pengusahaan Aset pada Daerap Operasi (Daop) 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager Pemasaran Angkutan yang bertangggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun.

c)         Manager Pemasaran Angkutan Daop 7 Madiun mempunyai tiga tugas pokok dan tanggung jawab:

·      Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh VP Passanger Marketing (EPM), VP Freight Marketing, Sales & Customer Care (EFS) terkait dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya dalam mengelola pelaksanaan pemasaraan angkutan di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) kinerja pemasaran angkutan penupang dan barang secara berkelanjutan, serta terjaminnya pengelolaan risiko di seksinya.

·      Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi pelaksanaan pemasaran angkutan penumpang dan barang, melakukan survei/ riset pemasaran pengembangan produk/ jasa termasuk pemaketan layanan, mengelola basis data pemasaran, membuat peramalan, program penjualan dan evaluasinya, menjaga administrasi pentarifan, melakukan pemantauan pelayanan, melaksankan strategi dan komunikasi pemasaran, mengelola logistik penjualan angkutan penumpang, mengelola saluran distribusi, keagenan, pelangganan korporat dan paket perjalanan/wisata.

·      Monitoring, pelaporan dan koordinasi pelaksanaan verifikasi PSO.

·      Pengawasan petugas loket daily operation.

d)        Dalam melaksankan tugas pokok dan tanggung jawabnya Manager Pemasaran Angkutan Daop 7 Madiun dibantu oleh:

·      Assistan Manager Angkutan Penumpang, yang dibantu oleh:

a.         Supervisor Pemasaran Angkutan Penumpang.

b.        Superviso Penjualan Angkutan Penumpang.

·      Assistan Manager Angkutan Barang.

10.         Bagian Unit Sistem Informasi

a)         Unit Sistem Informasi Daop 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Operasi (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun.

b)        Unit sistem Informasi Daerah Operasi 7 Madiun, dipimpin oleh seorang Manager yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun.

c)         Manager Sistem Informasi Daop 7 Madiun mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab mengelola infrastruktur teknologi informasi (perangkat keras, perangkat lunak pendukung, dan perangkat jaringan), mengelola aplikasi di sisi pengguna, melakukan penanganan jika terjadi gangguan pada sistem informasi, serta memastikan kualitas layanan sistem informasi terjaga dengan baik dalam wilayah Daop 7 Madiun.

d)        Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya, Manager Siistem Informasi Daop 7 Madiun dibantu oleh:

·      Assistant Manager Infrastructure Support

·      Assistan Manager Application Support.

11.         Bagian Pengamanan.

a)         Seksi Pengamanan Daop 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Seksi Pengamanan Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Senior Manager yang bertangggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun;

c)         Senior Manager Pengamanan Daop 7 Madiun mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab:

·      Merumuskan penjabaran kebijakan yang berkaitan dengan tugas pengamanan dan penerbitan yang telah ditetapkan Kantor Pusat di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Memastikan terselengganya proses peningkatan kualitas (quality improvement) keamanan dan ketertiban secara berkelanjutan, serta terjaminnya keselamatan(keamanan) operasi KA (Kereta Api), baik di atas kereta api, lingkungann stasiun, maupun lingkungan Right of Way (ROW).

·      Memastikan terselenggaranya keamanan Aset Produksi da Non Produksi milik perusahaan di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Memantau, mengawasi, dan mengendalikan operasional keamanan dan ketertiban diatas kereta api, lingkungan stasiun, lingkungan Right of Way (ROW), dan seluruh aset milik Perusahaan di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Melaksanakan pembinaan terhadap Polisi Khusus Kereta Api (POLSUSKA) dan personil security di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Merencanakan pengadaan Personil Security (satpam) sesuai dengan kebutuhan di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Dalam melaksanakan tugas pokok da tanggung jawabnya, Senior Manager Pengamanan dibantu oleh:

a.         Manager Pengaanan Objek Vital dan Asset.

b.        Manager Pengamanan Operasi KA.

c.         Junior Manager Administrasi Pengamanan.

d.        Supervisor Pengamanan.

e.         Kepala Peleton POLSUSKA.

f.         Kepala Regu POLSUSKA.

g.        Anggota POLSUSKA.

12.         Bagian Aset.

a)         Seksi Aset pada Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Seksi Aset pada Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager Aset yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Executive Vice President (EVP) Daop 7 Madiun.

c)         Manager Aset Daop 7 madiun mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggunng jawab :

·      Merumuskan, menyususn, melaksanakan program dan evaluasi penjagaan, penertiban, pensertipikatan aset non railways, update/pembaruan data dan informasi aset non railways berupa aset tanah dan bangunan termasuk aset prasarana di lintas non operasi di Daop 7 Madiun.

·      Melakukan mapping dan update data, informasi tentang aset non railways, serta pembuatan profil aset non railways di Daop 7 Madiun.

·      Menyusun strategi dan melakukan koordinasi dengan pihak internal maupun eksternal dalam penangan aset bermasalah yang berkaitan dengan persewaan/ kerjasama operasi maupun status kepemilikan atas aset non railways di Daop 7 Madiun.

·      Melakukan koordinasi dan melaporkan kinerjanya kepada VP Non Railways Assets East of Java (EANE).

d)        Dalam menjalankan tugasnya Manager Aset Daop 7 Madiun di bantu oleh:

·      Assistant Manager Program dan Evaluasi Aset.

·      Assistant Manager Penjagaan dan Pensertipikatan Aset.

·      Assistant Manager Penertiban dan Penanganan Aset Bermasalah.

·      Senior Supervisor Aset (SSA).

13.         Bagian Pelayanan

a)         Seksi Pelayanan pada Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Seksi Pelayanan pada Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager Pelayanan yang bertangggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun;

c)         Manager Pelayanan Daop 7 Madiun mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab:

·      Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan hos[italy pada frontliner serta pelayanan kebersihan Stasiun dan Fasilitas Umum, kebersihan KA dan fasilitas pelayanan di atas KA, Customer Care dan Pengelolaan Listrik umum Non Fasilitas Operasi KA di stasiun yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) kinerja pelayanan secara berkelanjutan, pengelolaan hospitaly pada frontliner serta pengelolaan risiko di seksinya,

·      Melaksanakan pengelolaan progra dan evaluasi kinerja pelaksanaan kebersihan stasiun dan fasilitas umu, pelayanan kebersihan KA dan fasilitas pelayanan di atas KA di wilayah Daop 7 Madiun.

·      Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pelaksanaan Customer Care, penanganan insiden yang menimpa pengguna jasa (over stappen), dan pelayan khusus pada pelanggan berkebutuhan khusus (consiege).

·      Melaksankan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pelaksanaan perawatan dan perbaikan listrik umum Non Fsilitas Operasi KA distasiun wilayah Daop 7 adiun

·      Mengelola pembangunan dan pemeliharaan/ perawatan bangunan dinas di dalam stasiun serta fasilitas pendukung operasi lainnya.

e)         Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya Manager Pelayanan Daop 7 Madiun dibantu oleh:

·      Assistant Manager Pelayanan Kebersihan Stasiun dan Fasilitas Umum yang dibantu oleh Officer Pengawasan Kebersihan Stasiun dan Fasilitas Umum.

·      Assistant Manager Pelayanan Kebersihan KA dan Fasilitas diatas KA yang dibantu oleh Officer Pengawasan Pelayanan Kebersihan KA dan Fasilitas diatas KA.

·      Assistant Manager Customer Care. Yang dibantu oleh officer Layanann informasi dan pelanggan.

·      Assistant Manager Bangunan Dinas Stasiun.

·      Supervisor Pengelolaan Listrik Umum Stasiun Non Fasilitas KA yang dibantu oleh regu perawatan dan perbaikan

14.         Bagian Hubungan Masyarakat Daerah (HUMASDA)

a)         Hubungan Masyarakat Daerah (HUMASDA) pada Daerah Operasi (Daop) 7 Madiun adalah satuan organisasi di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Hubungan Masyarakat Daerah (HUMASDA) pada Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager yang bertangggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun;

c)         Manager HUMASDA Daop 7 Madiun mempunyai tugas poko merencanakan dan melaksanakan program kegiatan kehumasan meliputi hubungan kemasyarakatan,  penyuluhan dan pembentukan citra perusahaan internal dan eksternal di wilayah Daop 7 Madiun.

d)        Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut , Manager HUMASDA Daop 7 Madiun mempunya fungsi dan tanggung jawab sebagai berikut

·      Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di Wilayah Daop 7 Madiun.

·      Melaksanakan fungsi Corporate Image Building.

·      Mengelola informasi dan komunikasi di dalam perusahaan (internal ) dan menjalin hubungn dengan media massa di luar perusahaan (eksternal).

·      Membantu melaksanakan program Corporate Social Responsibility (CSR) di wilayah Daop 7 Madiun.

e)         Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggung jawabnya, manager HUMASDA Daop 7 Madiun dibantu oleh 1 (satu) Assistant Manager, yaitu : Assistant Manager Internal dan Eksternal yang mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab melaksanakan program kegiatan kuhumasan meliputi hubungan kemayarakatan, penyuluhan dan pembentukan citra perusahaan internal dan eksternal, antara lain :

·      Internal

a.         Melaksanakan kegiatan pembuatan kliping media massa;

b.        Melaksanakan kegiatan peliputan dan dokumentasi kegiatan perusahaan

c.         Mengidentifikasi layanan informassi kepada publik internal yang membutuhkan.

d.        Memberikan layanan informasi kepada publik internal yang membutuhkan.

e.         Bertanggung jawab mengurusi dan update berita media massa dan media monitoring;

f.         Bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi keuangan kehumasan Daop 7 Madiun.

·      Eksternal

a.         Menjalin hubungan yang baik dengnan wartawan media massa.

b.        Melakukan evaluasi terhadap pemberitaan di media massa secara rutin.

c.         Membuat press relase dalam setiap kegiatan perusahaan yang dipublikasikan.

d.        Mengkoordnasikan dan mengatur kegiatan konferensi pers.

e.         Membantu melaksanakan kegiatan-kegiatan Corporate Social  Responsibilty (CSR) perusahaan, mulai dari pembentukan, pelaksanaan sampai dengan pendokumentasian.

f.         Merencanakan dan melaksanakan program komunikaso kepada public eksternal melalui berbagai event pameran, iklan, pengisian program TV dan promosi kehumasan.

g.        Memberikan layanan informasi kepada masyarakat eksternal termasuk pers yang membutuhkan.

15.         Bagian Hukum

a)         Hukum pada Daop 7 Madiun adalah suatu orgaisasi di lingkungan PT. Kereta Api (Persero) yanng berada di bawah organisasi Daop 7 Madiun dan berkedudukan di Madiun;

b)        Hukum pada Daop 7 Madiun dipimpin oleh seorang Manager yang bertanggung jawab kepada Vice President (VP) Daop 7 Madiun;

c)         Manager Hukum Daop 7 Madiun mempunyai tugas dan tanggung jawab :

·      Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di Wilayah Daop 7 Madiun.

·      Memberikan pertimbangan dan pendampingan/ bantuan hukum di dalam dan di luar pengadilan serta menjadi sumber informasi hukum dan peraturan bagi pegawai/ pejabat di Wilayah Daop 7 Madiun.

·      Menjalin hubungan dengan pihak-pihak eksternal terkait.

 BAB III

LAPORAN KEGIATAN

3.1         RINGKASAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada PT KAI (Persero) Daop 7 Madiun, penulis telah melaksanakan tugas-tugas PKL. Tugas tersebut merupakan pengaplikasian ketrampilan dan pengetahuan yang diperoleh di tempat kerja dan didukung dengan ketrampilan yang sudah diperoleh di bangku kuliah Jurusan Komputerisasi Akuntansi.

1.       

2.       

3.       

3.1.       

3.1.1      Proses Induksi

Untuk Praktek Kerja Lapangan kali ini mahasiswa tidak mencari sendiri perusahaan untuk melaksanakan PKL, karena semuanya sudah dicarikan oleh jurusan dan juga sudah diurus dengan matang, sehingga mahasiswa tinggal menunggu kapan pelaksanaan PKL dan menerima dimana saja ditempatkan.

Sebelum melakukan praktek kerja lapangan pada PT KAI (Persero) Daop 7 Madiun, penulis melewati tahap-tahap sebagai berikut :

1.    Setelah jurusan mengajukan surat permohonan PKL pada PT KAI (Persero) Daop 7 Madiun dan mendapat balasan bahwa perusahaan menerima mahasiswa untuk melakukan PKL disana, maka mahasiswa harus melaksanaan PKL mengikuti ketentuan dan waktu yang diberlakukan oleh obyek PKL.

2.    Mengambil lembar penilaian, jurnal kegiatan dan lembar kuisioner dari jurusan yang nantinya lembar penilaian tersebut diserahkan pada perusahaan.

3.    Hari pertama, menyerahkan surat pernyataan kontrak kerja ke bagian keuangan. Kemudian dijelaskan bahwa mahasiswa PKL bekerja setiap hari senin sampai kamis pukul 07.45 – 16.45 dan hari jumat pukul 07.45 – 16.30.

4.    Banyaknya mahasiswa yang melakukan PKL disana, pihak perusahaan memutuskan agar mahasiswa PKL ditempatkan pada bagian yang berbeda-beda setiap minggunya, atau disebut juga dengan sistem rolling atau bergilir. Minggu pertama penulis ditempatkan pada unit keuangan.

5.    Minggu kedua ditempatkan pada unit akuntansi.

6.    Minggu ketiga ditempatkan pada unit penagihan.

7.    Minggu keempat ditempatkan pada unit anggaran.

8.    Minggu kelima kembali lagi ke unit keuangan.

9.    Minggu terakhir ditempatkan pada unit akuntansi.

Selain penulis melakukkan  aktifitas PKL, penulis juga melakukan sesi tanya jawab langsung ke pegawai untuk mengetahui prosedur penerimaan pendapatan penyewaan aset. Untuk melaksanakan tugasnya bagian tersebut telah dilengkapi fasilitas pendukung mulai dari komputer hingga koneksi internet untuk mempermudah pengiriman data antar bagian. Dalam hal ini mahasiswa pun dipercaya untuk menggunakan fasilitas agar dapat terjun langsung melakukakan aktifitas yang biasa dilakukan oleh para pegawai Kantor Daop 7 Madiun selama PKL berlangsung.

3.1.2        Kegiatan & Tugas Selama PKL

Bermacam-macam kegiatan telah penulis lakukan selama melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. KAI (Persero) Daop 7 Madiun. Di mana kegiatan tersebut tentunya sangat bermanfaat bagi penulis. Kegiatan tersebut dapat dilihat pada tabel berikut :

TANGGAL	KEGIATAN
Minggu I 6 April 2015 – 10 April 2015 Unit Keuangan	1.        Pengenalan tugas di unit Keuangan 2.        Mengenal dokumen yang di pakai di unit Keuangan dan fungsinya
Minggu II 13 April 2015 – 17 April 2015 Unit Akuntansi	1.        Pengenalan tugas di unit Akuntansi 2.        Pengecekan biaya SAP 3.        Pengecekan daftar rekonsiliasi RK/RPB (gabungan) per 31 April 2015
Minggu III 20 April 2015 – 24 April 2015 Unit Penagihan	1.         Pengenalan tugas di unit Penagihan 2.         Mencatat rekening G.215 3.         Mencetak rekening G.215
Minggu IV 27 April 2015 – 1 Mei 2015 Unit Anggaran	1.        Pengenalan tugas di unit Anggaran 2.        Mencatat arsip persetujuan dana 3.        Pengecekan biaya yang sudah ada dalam 3 bulan terakhir menggunakan SAP
Minggu V 4        Mei 2015 – 8 Mei 2015 Unit Keuangan	1.        Membuat judul pengarsipan 2.        Mengelompokkan pertanggungjawaban atas uang muka dinas 3.        Mengisi G.63
Minggu VI 11 Mei 2015 – 15 Mei 2015 Unit Akuntansi	1.         Pengecekan daftar rekonsiliasi RK/RPB (gabungan) per 31 Mei 2015 2.         Mendownload laporan penerimaan tiket bulan Januari sampai Maret 2015

Tabel 3.1 Kegiatan Mingguan

3.1.3        Keterampilan-Keterampilan Baru Yang Diperoleh

Selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di PT KAI Daop 7 Madiun beberapa ketrrampilan baru yang diperoleh mahasiswa misalnya:

1.    Mahasiswa diajari cara menggunakan program aplikasi  SAP yang digunakan PT KAI untuk melakukan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Meskipun tidak secara keseluruhan mengetahui tentang SAP, tapi setidaknya hal tersebut dapat menambah pengetahuan mahasiswa tentang program.

2.    Mahasiswa juga diajari bagaimana sistem kerja tiap-tiap unit yang ada dalam bagian keuangan PT KAI Daop 7 Madiun. Sistem kerjanya tidak begitu jauh dengan teori yang didapatkan di bangku kuliah, meskipun begitu dapat menambah pengetahuan mahasiswa dan dapat menambah pengalaman mahasiswa supaya ada gambaran bagaimana dunia kerja nantinya.

3.1.4        Hasil Pengamatan

3.1.4.1.1        Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas

Menurut keputusan Direksi PT. Kereta Api (persero) “Uang Muka Dinas adalah dana berupa uang tunai (kas) yang disediakan khusus secara resmi/sah, guna membiayai pengeluaran perusahaan, yang atas dasar pertimbangan untuk dapat  menciptakan  efisiensi,  mengarah  pada  upaya  pencapaian  sasaran, mengurangi  birokrasi  dengan  tetap  menjaga  keamanan  harta  perusahaan  dan menanggulangi  adanya  kebutuhan  atau  kewajiban  mendesak  (tidak  dapat dihindari) perlu /harus dibayar secara tunai terlebih dahulu sebelum pengesahan pengeluaran  dari  perusahaan  secara  formal  melalui  pejabat  tertentu  yang memperoleh wewenang, sesuai dengan peraturan perusahaan”.

Uang  Muka  Dinas  Tetap  adalah  dana  yang  bersifat  tetap  sepanjang diperlukan, dana ini diberikan kepada Vice President (VP) dan pelaksana yang ditunjuk  minimal  setingkat  manajer  yang  perlu  dan  mampu mempertanggungjawabkan  pada  saat  dimintakan  pengisian  kembali  atas  dana tetap tersebut.

Uang Muka Dinas Sementara adalah dana ini digunakan untuk menanggulangi kebutuhan kerumahtanggan atau kebutuhan perusahaan lainnya yang bersifat khusus dan mendesak.

a.      Kriteria Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

1.      Bersifat dana tetap sepanjang diperlukan dan dana harus segera dipertanggungjawabkan pada saat dimintakan pengisian kembali atas dana tetap tersebut.

2.      Dapat diberikan kepada pejabat tertentu minimal setingkat manager yang dipanfang perlu dan mampu (bertanggungjawab mengelola UMDT).

3.      Digunakan untuk menanggulangi kebutuhan kerumahtanggaan perusahaan rutin/sehari-hari yang relative kecil.

4.      Lokasi waktu pengelolaan maksimum adalah 1 (satu) tahun dan bergulir dalam tahun (buku) berjalan.

5.      Lokasi dana UMDT yang disediakan, dibersihkan berdasarkan pada kebutuhan rata-rata perbulan sesuai dengan data sebelumnya atau estimasi wajar, dan dibatasi berdasarkan peraturan perusahaan (tidak harus maksimum). Pengecualian batas dana UMDT, hanya dapat diberikan oleh Direksi/Dirku atas dasar permintaan resmi EVP/VP/GM/SM terkait, setelah mempertimbangkan urgensi serta volume dan frekuensi beban tugas harian.

6.      Pertanggungjawaban dan tutupan sebagai dasar pengesahan penggantian dana dibuat secara bulanan, dan dalam keadaan tertentu dimungkinkan 2 (dua) kali, setelah disetujui oleh Direksi/Dirku, dengan mempertimbangkan anggaran yang terseeddia, serta pada pelayanannya.

7.      UMDT tidak diperbolehkan untuk keperluan operasional/emolumen bagi awak kereta api.

b.      Batasan Nilai Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

Batasan nilai uang muka dinas tetap (UMDT) di kantor pusat setinggi-tingginya adalah Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) setiap VP dan Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) per pelaksana kas (manager) setiap bulan dan hal terjadi lonjakan yang bersifat insidentil, pengajuan Uang Muka Dinas (UMD) diajukan sekali dalam setahun. Sedangkan pertanggungjawaban dilakukan setiap bulan berdasarkan pada analisa pertanggungjawaban Uang Muka Dinas/bentuk G.61.

c.       Penjelasan Pelaksanaan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

Langkah-langkah yang harus dilakukan didalam tata laksana Uang Muka Dinas Tetap adalah sebagai berikut :

1.      Pengajuan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) :

a.       Unit pemohon Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) mengajukan permohonan Uang Muka Dinas (UMD) ke bagian Keuangan (KW) untuk mengetahui siapa saja yang mengajukan dan meminta persetujuan VP adalah 1 (satu) tahun dan bergulir dalam tahun (buku) berjalan.

Contoh :

Keperluan UMDT perbulan = Rp. 500.000

Nilai  Permohonan  maksimum  =  Rp.  500.000  *  12  bulan = Rp. 6.000.00

(Dokumen permohonan Uang Muka Dinas) rangkap 2. Lembar pertama G.64  diserahkan  ke  pejabat  yang  berwenang  memberikan  persetujuan pemberian Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) dalam hal ini yaitu DIRKU Keuangan atau Vice President Keuangan (KW) sedangkan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

b.      Setelah G.64 lembar pertama diserahkan ke bagian keuangan kemudian G.64 tersebut diverifikasi oleh VP Keuangan (KW) untuk menyetujui atau tidaknya pemohon mendapatkan Uang Muka Dinas (UMD).

c.       Jika G.64 disetujui maka G.64 tersebut diberikan kembali kepada pemohon Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) untuk diserahkan ke bagian unit anggaran sebagai dasar permohonan Nota Permintaan Dana (NPD). Kemudian unit anggaran menerbitkan Nota Permintaan Dana ACC (NPD ACC) untuk jangka waktu satu tahun sebagai bentuk persetujuan permohonan dana. Jika G.64 tidak disetujui maka akan dikembalikan kepada pemohon.

2.      Penerbitan NPD ACC Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) :

a.       NPD ACC untuk UMDT harus diterbitkan maksimal 3 (tiga) hari kerja setelah permohonan NPD diajukan oleh unit pemohon.

b.      NPD ACC yang diterbitkan unit Anggaran harus memperhatikan sisa bulan pada tahun berjalan.

      Contoh :

      Nilai Permohonan maksimum di G.64 = Rp. 500.000 * 12 bulan = Rp. 6.000.000,00.

      Karena Pengajuan NPD yang terlambat NPD ACC terbit pada bulan maret, maka NPD ACC yang dikeluarkan = Rp. 500.000 * 10 bulan = Rp. 5.000.000,00

      Setelah unit Anggaran menerbitkan NPD ACC maka, NPD ACC tersebut diserahkan kembali ke bagian Keuangan Distribursement Verification (KWD) untuk di verifikasi kembali sebelum mengeluarkan Uang Muka Dinas tersebut, dalam hal ini pejabat yang berwenang yaitu manager Keuangan.

3.      Penerbitan Dok. Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

a.       Setelah NPD ACC di verifikasi maka pejabat Pengesah Pembayaran (VP Keuangan)/ Pembantu Pengesah Pembayaran (VP Keuangan)/ Pembantu Pengesah Pembayaran (Manager Keuangan) dengan penerbitan SPU.

      Contoh :

      NPD ACC = Rp. 500.000

      Nilai alokasi bulanan di G.63 = Rp. 500.000 : 10 = Rp. 50.000

b.      Bantuk G.63 untuk Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) diterbitkan dalam rangkap 3. Lembar pertama dan kedua G.63 diserahkan kepada pemohon UMD untuk proses pengambilan UMD ke bendaharawan, sedangkan lembar ketiga disimpan sebagai arsip.

4.      Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

a.       Dengan menunjuk G.63 yang telah diterbitkan oleh PP/PPP (Pengesah Pembayaran/Pembantu Pengesah Pembayaran) maka pemegang atau penerima UMD dapat melakukan pengambilan tunai UMDT tersebut ke bendaharawan.

b.      Atas pengeluaran UMDT berdasarkan G.63 terkait, bendaharawan mencatat dokumen tersebut di analisa/ikhtisar pengeluaran kas/bank/B.15 dengan kode rekening sebagai berikut :

      Kode rekening didalam SAP :

DEBET/KREDIT	Chart of Account	Functional Area	Business Area	Cost Centre
DEBET	110140 Rekening antara pemindahan antar (sebelum masuk) Bank	Kosong (-)	Business Area terkait	Cost Centre terkait
KREDIT	110110 (Kas di Bendaharawan)	FAK-158 Pengeluaran-pergeseran sebelum masuk Bank	Business Area terkait	Cost Centre terkait

Tabel 4.b contoh rekening SAP

Keterangan :

·      COA (Chart of Account), dalam prosedur ini adalah kode yang berupa jajaran angka-angka yang dipergunakan untuk mengidentifikasikan suatu perkiraan.

·      BA (Business Area), dalam prosedur ini adalah suatu organizational unit dalam akuntansi yang merupakan wilayah yang terpisah secara operasi atau tanggungjawab dalam organisasi bisnis.

·      CC (Cost Centre), dalam prosedur ini adalah struktur berbentuk hirarki yang berisi group unit atau unit kerja yang bertanggungjawab atas transaksi pembebanan/pembiayaan dan pendapatan, namun untuk transaksi pendapatan hanya dapat ditampung oleh cost centre yang memiliki proses bisnis untuk memperoleh pendapatan.

5.      Pertanggungjawaban Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)

a.       Uang Muka Dinas Tetap (UMDT) harus dipertanggungjawabkan setiap akhir bulan oleh pemegang UMD.

b.      Untuk mempertanggungjawabkan atas penggunaan Uang Muka Dinas Tetap (UMDT), pemegang UMD menerbitkan Analisa penggantian Kembali Uang Muka Dinas (Pertanggungjawaban atas penggunaan Uang Muka Dinas)/G.61 yang dilampiri dengan :

·      Salinan NPD ACC UMDT terkait

·      Kwitansi Bermaterai cukup yang ditandatangani Pihak ketiga dan “di Contrasign” oleh Pelaksana Kas UMD dengan diketahui / disetujui oleh Pemegang UMD selaku penanggungjawab Uang Muka.

c.       Pemegang UMD menerbitkan Analisa pertanggungjawaban atas penggunaan Uang Muka / G.61 dalam rangkap 3 kemudian diserahkan ke PP/PPP untuk verifikasi G.61 dan dokumen pendukungnya. Asli dikirimkan ke Akuntansi, salinan ke 2 disimpan sebagai arsip di PPP, salinan ke 3 dikembalikan ke pemegang UMD / bentuk G.63 untuk UMDT.

a.      Kriteria Uang Muka Dinas

1)      Diberikan kepada pejabat tertentu minimal setingkat manager, yang dipandang perlu dan mampu (untuk bertanggungjawab penuh) mengelola UMDS.

2)      Digunakan untuk menaggulangi kebutuhan kerumahtanggaan atau kebutuhan perusahaan lainnya, yang bersifat khusus dan mendesak, atau merujuk juklak Pengadaan Pembelian Langsung Barang / Jasa dengan dilaksanakan tapa melalui proses lelang, dan tidak didahului dengan menerbitkan dokumen Surat Pesanan, Surat Perjanjian, Surat Kontrak. Pengadaannya untuk memenuhi keperluan yang mendesak, tidak bisa direncanakan, kebutuhan sehari-hari, atau untuk biaya pemeliharaan yang sifat urgensinya tinggi dengan nilai total maksimal relative tidak materil.

3)      Alokasi waktu diberikan untuk 1 (satu jangka waktu tertentu dengan batas maksimum 1 (satu) bulan.

4)      Alokasi dana yang disediakan, diberikan dalam jumlah nilai tertentu sesuai dengan kebutuhan nyata, yang sebelumnya sudah dapat ditentukan / diperoleh pasti dan wajar.

5)      Pertanggungjawaban UMDS wajib dilakukan secara tersendiri dalam tempo sesingkat-singkatnya, minimal 1 (satu) hari maksimal 30 hari / 1 bulan.

b.      Batasan Nilai Uang Muka Dinas Sementara

Batasan Nilai Uang Muka Dinas Sementara diatur dan disesuaikan dengan ketetapan direksi yang diatur didalam keputusan direksi tersendiri diluar juklak UMD ini.

c.       Penjelasan Pelaksanaan Uang Muka Dinas Sementara

dalam pelaksanaannya Uang Muka Dinas diperusahaan digunakan untuk 2 (dua) pola pengadaan, yaitu pengadaan Persediaan Bahan Bakar dan Pembelian langsung Barang tanpa melalui proses lelang dengan batasan nilai yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Memperhatikan kondisi praktis di lapangan teersebut maka Petunjuk Pelaksanaan Uang Muka Dinas Sementara dibagi ke dalam 2 (dua) topik, sebagai berikut :

1)     Petunjuk Pelaksanaan Pengeluaran Uang Muka Dinas Pembelian Bahan Bakar PSO

a. Permintaan Dana

Dana pengadaan BBM dilaksanakan melalui prosedur Uang Muka Dinas (UMD/G.63) dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Berdasarkan RKAD Pos Bahan Bakar, diterbitkan NPD dan NPD ACC pengadaan BBM. Harus diperhatikan bahwa dalam NPD dan NPD ACC yang diterbitkan selain ditambah PPN juga harus ditambah dengan pengenaan pungutan PPh pasal 22 sebesar tarif yang berlaku (atau harga eceran + Rounding).

2.    Menunjuk NPD ACC, pembelian Persediaan Bahan Bakar menggunakan Uang Muka Dinas diawali dengan mengajukan Permohonan Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.64 dilampiri NPD ACC. Setelah G.64 diterbitkan dalam 2 (dua) rangkap, asli diserahkan ke pejabat yang berwenang memberikan persetujuan Uang Muka Dinas, salinan ke 2 disimpan sebagai arsip.

b. Penerbitan Dok. Pengeluaran UMD Pembelian Bahan Bakar

Menunjuk G.64 yang diterbitkan, EVP/VP terkait melalui PP/PPP menerbitkan Bukti Pengeluaran Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.63 dalam rangkap 3, asli dan salinan ke 2 diserahkan ke Pemohon UMD untuk Proses transfer oleh Bendaharawan. Saat menerima UMD / G.63 pemohon harus menyerahkan Surat Pernyataan atas penerimaan Uang Muka dan kesanggupan Bertanggungjawab kepada PP/PPP, salinan ke 3 disimpan sebagai arsip.

c. Pengeluaran Uang/Transfer Dana Pembelian

1. Dengan menunjuk G.63 yang telah diterbitkan oleh PP/PPP terkait, Manager Sarana selaku pemohon UMD meminta Bendaharawan terkait untuk mentransfer ke Rekening Dipo Pertamina.

2.  Dan atas transfer yang dilakukan, Bendaharawan berkewajiban segera (peling lambat 1 hari setelah transfer dilakukan) menggandakan dan mendistribusikan bukti transfer tersebut kepada pihak :

·      Senior Manager/Manager Sarana Divre/Daop terkait Manager Adm. Logistik terkait

·      Dan PP/PPP penerbit UMD untuk keperluan administrasi lebih lanjut

3.    Dokumen G.63 oleh bendaharawan dicatat di Analisa/Ikhtisar Pengeluaran Kas/Bank/B.15

DEBET/KREDIT	Chart of Account	Functional Area	Business Area	Cost Centre
DEBET	110140 Rekening antara pemindahan antar (sebelum masuk) Bank	Kosong (-)	Business Area terkait	Cost Centre terkait
KREDIT	110110 (Kas di Bendaharawan)	FAK-158 Pengeluaran-pergeseran sebelum masuk Bank	Business Area terkait	Cost Centre terkait

                                                          Tabel

4.         Berdasarkan bukti transfer yang diterima dari Pertamina/Produsen BBM lainnya, PP/PPP berkoordinasi dengan unit sarana setempat berkewajiban meminta faktur pajak, SSP PPh Pasal 22 dan Invoke (DO) atas pembelian BBM tersebut telah diterima oleh PP/PPP  untuk kepentingan penetapan nilai BBM di A.16, pajak masukan PPN Masa, dan Kredit pajak PPh Badan.

d. Penerimaan BBM

1.    Atas BBM yang dkirimkan dari pihak Pertamina atau Produsen BBM lainnya unit Gudang penerima Dipo-dipo menerbitkan A.16 sebagai bukti penerimaan BBM.

DEBET/KREDIT	Chart of Account	Functional Area	Business Area	Cost Centre
DEBET	-110721 Pembelian bahan bakar - 110761 (Persediaan bahan pelumas)	-	Daerah pemilik RKA yang direalisasikan untuk UMD	Unit Penerima BBM
KREDIT	210220 (Hutang Rekening antara Pembelian)	-	Daerah pemilik RKA yang direalisasikan untuk UMD	Unit Pemegang UMD

                                                          Tabel

2.    Perlu diperhatikan bahwa nilai BBM yang dicatat dalam A.16 haruslah nilai bersih tersebut termasuk nilai PPN dan PPh pasal 22 yang dipungut oleh Pertamina atau Produsen BBM lainnya. Untuk itu dalam pengisian nilai BBM di A.16, unit gudang penerima Dipo-dipo harus meminta konfirmasi nilai perliter BBM kepada unit Sarana/PP/PPP selaku pihak yang mentransfer uang pembelian BBM.

3.    Atas BBM yang dibeli, PP/PPP penerbit UMD pembelian BBM wajib segera meminta Invoice (DO) untuk penetapan Nilai bersih BBM perliternya.

Catatan :

Penetapan Nilai bersih BBM Perliternya dapat dilakukan dengan cara : menghitung sendiri Nilai bersih BBM tersebut dengan mengeluarkan nilai PPN, yang menjadi bagian harga satuan perliter bruto.

Contoh :

Apabila unsur – unsur dalam harga eceran adalah PPN dan PKB, maka harga eceran dipecah dalam unsur – unsur sebagai berikut :

·         Harga dasar       = 100/115 * harga eceran                        = XXX

·         Tarif PPN          = 10% * harga dasar                               = XXX

·         Tariff PBBKB  = 5% * harga dasar                                 = XXX

Harga penebusan sebelum PPh pasal 22 dan pembulatan = XXX

Unsur yang masuk didalam nilai BBM bersih adalah Harga Dasar dan PBBKB, sehingga berdasarkan pecahan dari harga eceran BBM diatas nilai BBM / liter yang dimasukan di A.16 adalah :

·         Harga dasar = XXX

·         PBBKB = XXX

Nilai bersih BBM di A.16 = XXX

e. Pertanggungjawaban UMD pembelian BBM

1.    Atas Uang Muka Dinas (UMD) / bentuk G.63 yang telah digunakan untuk pembelian BBM, paling lambat 30 hari setalah di uangkan harus dipertanggungjawabkan.

2.    Untuk pertanggungjawaban Uang Muka Dinas (UMD), diterbitkan G.61 yang dilampiri dengan :

·      Invoice / DO atas pembelian BBM dari Pertamina atau produsen BBM lainnya

·      A.16

·      SSP PPh pasal 22

·      Faktur pajak standar atau faktur pajak khusus

2)   Petunjuk Pelaksanaan Pengeluaran Uang Muka Dinas Pembelian Langsung Barang/Jasa

a. Permintaan Dana UMD Pembelian Langsung Barang/Jasa umum

1.        Pengajuan Uang Muka Dinas Sementara (UMDS) dalam pembelian langsung barang atau jasa umum pemohon harus sudah memiliki NPD ACC untuk itu sebelum pengajuan UMD pemohon harus sudah melakukan permohonan NPD dan memperoleh NPD ACC ke unit anggaran disertai dengan RAB (Rencana Anggaran Biaya).

2.        Setelah pemohon mendapatkan NPD ACC dari unit anggaran maka pemohon dapat mengajukan permohonan UMD dalam bentuk G.64 dan dilampiri juga dengan NPD ACC ke bagian Keuangan (KW).

3.        G.64 di terbitkan dalam rangkap 2 (dua) lembar pertama diserahkan ke pejabat yang berwenang memberikan persetujuan dalam hal ini yaitu DIRKU Keuangan atau VP Financial Administration (KW) dan salinan kedua disimpan sebagai arsip.

4.        Setelah verifikasi dilakukan oleh PPP Analisa pertanggungjawaban atas penggunaan Uang Muka / G.61 asli dikirimkan ke Akuntansi, salinan ke 2 disimpan sebagai arsip, salinan ke 3 dikembalikan ke pemegang UMD sebagi arsip di unit pemegang UMD.

3.1.4.1.2        Dokumen/bentuk yang digunakan

a.    Bentuk G.64, adalah dokumen / bentuk permohonan Uang Muka Dinas, yang berisikan tujuan penggunaan dan besaran Uang Muka yang diminta.

b.    Bentuk G.63, adalah dokumen/bentuk bukti pengeluaran Uang Muka Dinas, yang merupakan bukti untuk pengeluaran Uang Muka Dinas melalui proses pengambilan tunai dibendaharawan/phb yang berakibat timbulnya piutang / uang muka bagi perusahaan.

c.    Bentuk G.61, adalah bentuk analisa penggantian kembali Uang Muka Dinas yang merupakan pertanggungjawaban atas penggunaan uang muka dengan lampiran kuitansi-kuitansi, faktur pajak, sebagi media pertanggungjawaban dan media verifikasi.

d.   Bentuk A.9, adalah bentuk yang dipergunakan sebagai bukti pembayaran.

e.    Bentuk B.15, adalah bentuk analisa/ikhtisar atas pengeluaran uang oleh bendaharawan berdasarkan A.9 atau G.63 yang diterbitkan PP/PPP. Bentuk ini diterbitkan dan dikirimkan ke unit Akuntansi secara 4 (empat) harian atau bulanan, atau disesuaikan dengan kebijakan perusahaan yang berlaku.

3.2      Identifikasi Kendala Yang Dihadapi

3.2.1        Kendala Pelaksanaan Tugas

Beberapa kendala yang dihadapi mahasiswa ketika melaksanakan Praktek Kerja Lapangan diantaranya adalah :

1.    Penggunaan istilah-istilah yang asing bagi mahasiswa.

2.    Kurangnya pengetahuan tentang tugas-tugas yang ada di PT KAI.

3.2.2        Cara Mengatasi Kendala

Hal-hal yang perlu dilakukan untuk mengatasi kendala yang dihadapi mahasiswa selama praktek kerja lapangan adalah sebagai berikut :

1.      Segera meminta petunjuk jika menemui kesulitan saat mengerjakan tugas atau menemui istilah yang baru bagi mahasiswa.

2.      Mempelajari buku panduan yang diberikan pembimbing perusahaan, serta mendengarkan dan memperhatikan setiap pengarahan dan penjelasan yang diberikan oleh pembimbing, staf atau karyawan perusahaan.

BAB IV

PENUTUP

4.1    KESIMPULAN

Setelah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT KAI Daop 7 Madiun selama 1,5 bulan, berdasarkan data-data dan keterangan yang didapat dari PT KAI Daop 7 Madiun, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1.      Proses pertanggungjawaban uang mulka dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung dilakukan dalam 4 tahap. Pertama, Pengesah Pembayaran (PP/PPP) menerima analisa penggantian uang muka dinas dan bukti pembayaran. Kedua, Pengesah Pembayaran (PP/PPP) mengklasifikasikan jenis biaya serta memberikan kode perkiraan. Ketiga, setelah diperiksa kode perkiraannya Pengesah Pembayaran (PP/PPP) menerbitkan bukti pembayaran (A.9/SAB). Keempat, bukti pembayaran yang telah diperiksa dan diterbitkan oleh Pengesah Pembayaran (PP/PPP) harus didistribusikan kepada masing-masing divisi yang disertai surat pengantar.

2.      Proses pertanggungjawaban uang muka dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Madiun telah selesai dengan teori yang dipelajari oleh penulis, tetapi dalam pelaksanaannya ditemui beberapa hambatan.

3.      Dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas ditemui beberapa hambatan. Pertama, sumber daya manusia (SDM) yang kurang berkualitas. Kedua, kurangnya saran dan prasarana fasilitas yang kurang memadai dalam mendukung kinerja pegawai.

4.      Ada beberapa upaya yang telah ditempuh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Madiun dalam mengatasi hambatan-hambatan dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas. Pertama, dalam rangka meningkatkan kualitas sumberdaya manusia (SDM), pimpinan memberikan pelatihan kepada karyawan. Kedua, pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Madiun menambah fasilitas sarana dan prasarana alat pendukung kerja seperti : komputer, printer, dan lain-lain.

4.2    SARAN

Dengan berakhirnya Praktek Kerja Lapangan pada PT KAI Daop 7 Madiun, penulis ingin menyampaikan saran yang mungkin dapat berguna bagi kemajuan aktivitas kerja pada PT KAI Daop 7 madiun. Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut :

1.      Sebaiknya pihak PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Madiun meningkatkan kedisiplinan pegawai dengan memberikan teguran dan sanksi yang tegas kepada para pegawai yang kurang patuh terhadap aturan yang berlaku dan yang tidak professional dalam menjalankan tugasnya.

2.      Agar menambah lagi jumlah unit computer agar setiap pekerjaan dapat berjalan cepat, efektif, dan efisien.